Intelligence artificielle

• xkelo, notre logiciel de devis et de factures réservé aux clients xklic, propose un assistant qui fonctionne avec une intelligence artificielle (IA) : le modèle Claude, de la société Anthropic.
• L’assistant prépare des brouillons. Il ne valide, n’envoie et ne supprime aucun document : c’est toujours vous qui vérifiez et validez.
• Il ne sert qu’avec votre accord, demandé avant la première utilisation. Vous pouvez le retirer à tout moment.
• Vos conversations sont gardées 6 mois, puis effacées automatiquement. Anthropic n’entraîne pas ses modèles sur ces données.

L’assistant est une fenêtre de discussion dans xkelo (sur le web et dans l’application mobile). Vous lui écrivez comme à un collègue — « devis pour 3 h de ménage chez Mme Martin » — ou vous lui envoyez une photo, une capture d’écran ou un PDF. Il lit votre demande, cherche dans votre compte ce qui est utile, et vous répond.

Les réponses sont écrites par une machine, pas par une personne de notre équipe. Elles sont générées automatiquement au moment où vous posez la question.

• Il prépare des brouillons de devis et de factures, et modifie un brouillon à votre demande.
• Il cherche vos clients et vos prix habituels (votre catalogue et vos documents passés).
• Quand vous n’avez pas de prix, il peut proposer des repères de prix du marché, avec leur source. Ce sont des indications, pas un prix garanti.
• Il répond à vos questions de suivi : factures impayées, en retard, totaux.

Certaines actions demandent votre confirmation par un bouton, jamais par un simple message : créer ou modifier une fiche client, transformer un devis en facture, préparer une facture d’acompte, marquer une facture comme payée. Tant que vous n’avez pas appuyé sur le bouton, rien n’est fait.

Les montants (totaux, TVA) sont calculés par xkelo, pas par l’IA.

• Il ne valide (ne numérote) aucun devis ni aucune facture.
• Il n’envoie aucun document à vos clients.
• Il ne supprime ni n’annule aucun document.
• Il ne fait pas d’avoir.
• Il ne change ni un numéro ni une date d’émission.

Ces actions n’existent tout simplement pas pour l’assistant : même s’il le voulait, il ne pourrait pas les faire. Vous les faites vous-même, dans xkelo, après avoir relu le document.

L’assistant utilise un modèle de la famille Claude, fourni par Anthropic par son interface de programmation (API) réservée aux entreprises. Pour un client établi dans l’Union européenne comme MINHAJ, le contrat est passé avec Anthropic Ireland, Limited (Irlande), société du groupe Anthropic, PBC (États-Unis), qui conçoit et exploite les modèles.

Anthropic agit comme sous-traitant : il traite les données que nous lui transmettons pour nous répondre, selon nos instructions et son accord de traitement des données. Le modèle précis peut évoluer (version plus récente, plus rapide ou moins chère) ; le fournisseur reste Anthropic, et un changement de fournisseur serait annoncé ici.

Conformément à l’article 50 du règlement européen sur l’intelligence artificielle (règlement (UE) 2024/1689), vous êtes informé que vous échangez avec un système d’IA, et non avec une personne : l’assistant est présenté comme tel dans xkelo, ces informations vous sont résumées avant votre accord, et cette page les détaille.

Les documents que l’assistant prépare sont des brouillons : ils ne deviennent vos documents qu’une fois relus et validés par vous.

Quand vous utilisez l’assistant, nous transmettons à Anthropic :

• vos messages à l’assistant ;
• les pièces que vous joignez (photos, captures d’écran, PDF) ;
• les données de votre compte nécessaires à la demande : par exemple la fiche du client concerné, le contenu d’un devis ou d’une facture, vos prix.

Nous n’envoyons pas tout votre compte : seulement ce que l’assistant va chercher pour répondre à la demande en cours. Ces données peuvent concerner vos propres clients (nom, adresse, montants) : n’envoyez à l’assistant que ce qui est utile à votre devis ou à votre facture.

Si vous n’utilisez pas l’assistant, ou tant que vous n’avez pas donné votre accord, rien n’est envoyé à Anthropic.

• Pas d’entraînement. Les conditions commerciales d’Anthropic lui interdisent d’entraîner ses modèles sur les contenus que nous lui envoyons par son API.
• Conservation limitée. Selon les règles publiées par Anthropic pour son API, les demandes et les réponses sont effacées de ses serveurs dans un délai de 30 jours, sauf exceptions qu’il prévoit : contenus signalés pour non-respect de sa politique d’utilisation (gardés plus longtemps pour la sécurité), ou obligation légale.
• Usage encadré. Anthropic ne traite ces données que pour nous fournir son service, selon son accord de traitement des données (article 28 du RGPD).
• Transfert hors de l’Union européenne. Ces données peuvent être traitées aux États-Unis. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées à l’accord de traitement des données d’Anthropic.

Sources : conditions commerciales d’Anthropic, accord de traitement des données et durées de conservation (en anglais). Ces règles sont celles d’Anthropic et peuvent évoluer ; nous mettrons cette page à jour.

Vos conversations avec l’assistant, les pièces jointes et le journal des actions (ce que l’assistant a préparé, ce que vous avez confirmé ou refusé) sont gardés 6 mois, puis effacés automatiquement. Ils sont hébergés en France, comme le reste de xkelo. Les devis et factures que vous avez validés suivent leurs propres règles (voir les conditions de xkelo).

Relecture par notre équipe. Pour améliorer l’assistant (corriger une erreur, une mauvaise compréhension, un prix mal repris), une personne de l’équipe xklic / MINHAJ peut relire une conversation. Cet accès est réservé à quelques personnes autorisées, et chaque lecture est enregistrée.

Jeu d’essai. Une situation utile peut être ajoutée à notre jeu d’essai — les exemples qui servent à vérifier l’assistant avant chaque changement — après anonymisation : les noms, coordonnées et autres informations qui permettraient de vous reconnaître, vous ou vos clients, sont remplacés. Les pièces jointes n’y sont pas reprises.

Effacement sur demande. Vous pouvez demander à tout moment l’effacement de vos conversations sans attendre les 6 mois (voir la section 11).

Avant la première utilisation, xkelo vous montre un résumé de ces informations et vous demande votre accord explicite, dans l’application comme sur le web. Sans cet accord, l’assistant reste fermé et rien n’est envoyé à Anthropic. L’accord est personnel : chaque utilisateur de votre entreprise donne le sien. Si ces informations changent de façon importante, l’accord vous est redemandé.

Vous pouvez retirer votre accord à tout moment, depuis l’application ou le site xkelo (Réglages, « Assistant IA », « Retirer mon accord »), ou par e-mail à contact@xklic.com. L’assistant cesse alors de fonctionner pour vous, jusqu’à ce que vous redonniez votre accord. Vos devis et factures ne changent pas. Le retrait ne remet pas en cause ce qui a été fait avant ; pour faire effacer vos conversations passées, demandez-le (section 11).

Vous pouvez aussi utiliser xkelo sans jamais utiliser l’assistant : toutes les autres fonctions restent disponibles.

• Les réponses sont générées automatiquement et peuvent contenir des erreurs : un client mal reconnu, une ligne oubliée, une quantité mal comprise.
• Les prix proposés par l’assistant à partir de repères du marché sont indicatifs. Ils ne tiennent pas compte de tout ce que vous savez de votre chantier ou de votre client.
• Relisez toujours un brouillon avant de le valider. Vous restez seul responsable de vos devis et de vos factures, comme pour un document que vous auriez saisi vous-même (voir les conditions générales).
• L’assistant n’est ni un expert-comptable, ni un conseil fiscal ou juridique.

L’assistant ne prend aucune décision à votre place ni à l’égard de vos clients : il propose, vous décidez.

Vous disposez des droits prévus par le RGPD : accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité. Pour l’assistant, cela comprend le droit d’obtenir l’effacement de vos conversations et de vos pièces jointes, et de vous opposer à leur relecture par notre équipe.

Écrivez à contact@xklic.com (objet « Assistant IA »), ou par courrier à MINHAJ, 17 rue de Moscou, 95520 Osny. Nous répondons dans un délai d’un mois. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (www.cnil.fr). Le détail de nos traitements figure dans notre politique de confidentialité.

Si vous êtes client d’une entreprise qui utilise xkelo, adressez-vous d’abord à elle : c’est elle qui décide d’utiliser l’assistant pour vos devis et vos factures.

xkelo est réservé aux clients xklic. L’offre « Sans IA » (5€ TTC par mois, offerte avec le Pack 3) comprend un essai de l’assistant limité à 2 créations et 2 modifications de documents par mois. L’offre « Avec IA » donne un assistant illimité, dans la limite d’un usage normal, pour 14,99€ TTC par mois, quel que soit votre Pack (Pack 3 compris). Les deux offres sont sans engagement et détaillées sur la page xkelo. Le détail figure à l’article B.10 des conditions générales.

• Conditions générales — l’assistant IA de xkelo
• Politique de confidentialité
• Mentions légales